24plus stellt Verfahrenshandbücher auf Intranetlösung mit CMS Typo3 um

Linguistische Beratung durch Erlanger doctima GmbH / Alle Partner ständig auf dem aktuellen Stand / Redaktionsaufwand sinkt um acht bis zehn Manntage pro Jahr

Hauneck, Erlangen, 11.03.2010 Die Stückgutkooperation 24plus logistics network, Hauneck, hat mit Unterstützung des Erlanger Beratungsunternehmens doctima ihre Verfahrenshandbücher für das nationale und internationale Stückgutgeschäft vom PDF-Format auf ein PHP-basierendes System im Intranet umgestellt. Die Umsetzung erfolgt über das Content-Management-System Typo3. Die neuen elektronischen Handbücher verfügen über Querverweise und Suchfunktionen und erleichtern den 24plus-Partnern die Arbeit. Außerdem ist kooperationsweit gewährleistet, dass alle Partner mit dem neuesten Stand der Handbücher arbeiten. Aktuelle Änderungen sind in einer 30-Tages-Übersicht zusammengefasst. Bei Streit- und Schadenfällen kann die Handbuchversion rearchiviert werden, die zum entsprechenden Zeitpunkt gültig war.

Vor der Neufassung der Handbücher bestanden diese aus PDF-Dateien, wobei jeder 24plus-Partner verpflichtet war, aktuelle Ausdrucke vorzuhalten. Bei Änderungen und Neuerungen mussten die Partner die geänderten Dateien ausdrucken und die Seiten austauschen. Das Verfahrenshandbuch für das nationale Stückgut war einen Leitz-Ordner stark, das Regelwerk fürs Internationale kaum dünner.

Aber bereits zuvor hatte das Redaktionsteam einigen Aufwand: Bei jeder Änderung mussten die Qualitätsmanager der Systemzentrale prüfen, welche Teilbereiche des Verfahrenshandbuch davon berührt waren. „Daher war das Pflegen der Verfahrenshandbücher stark personenabhängig“, erklärt 24plus-Geschäftsführer Peter Baumann. „Am Ende hatten nur noch wenige Mitarbeiter den Überblick über die Änderungen. Außerdem war das Versionsmanagement eine belastende und größtenteils unproduktive Arbeit.“ Stand fest, was an welcher Stelle geändert werden musste, waren die Dokumente über Standard-Editoren zu bearbeiten. Ehe ein Upload ins Intranet erfolgen konnte, waren verschiedene Freigabeschleifen zu berücksichtigen und PDF-Dateien zu erstellen. Den 24plus-Partnern als Nutzer der Verfahrenshandbücher bot die PDF-Datei nur eine bescheidene Suchfunktion.

Sprachbetrachtung in der Konzeptionsphase

Zusammen mit dem auf technische Redaktionsprozesse spezialisierten Dienstleister doctima erstellte 24plus die neuen Handbücher in einem mehrstufigen Ablauf: „Wichtig dabei ist immer, sich in der Konzeptionsphase über linguistische Grundlagen zu verständigen“, erklärt doctima-Geschäftsführer Markus Nickl. „Nur so können die späteren Redaktionsprozesse effizient, fehlerfrei und ohne neue Redundanzen umgesetzt werden.“ Im ersten Schritt präzisierte die Systemzentrale von 24plus die Verfahrensbeschreibungen und bereinigte den historisch gewachsenen Textbestand um Dopplungen. Um Formulierungen zu vereinheitlichen, gab der Dienstleister doctima den Rat, Wording-Listen einzuführen. Nickl: „Eine Festlegung erlaubter Begriffe sorgt für Klarheit in der Sprache und ermöglicht strukturiertes Schreiben. Außerdem ist sichergestellt, dass diese Bezeichnungen später einheitlich übersetzt werden, was hilft, massiv Übersetzungskosten zu sparen.“

Im nächsten Schritt führte doctima eine technische Prüfung durch, welches Content-Management-System den Anforderungen des Kunden 24plus gerecht wurde. Als die Wahl auf das Open-Source-CMS Typo3 fiel, erweiterte der Dienstleister das Standardsystem um Funktionen im Änderungsmanagement und installierte einen XML-Konverter, der bestehende Inhalte aus MS Office automatisch in Typo3 übernimmt. Weiterer Vorteil: Die Handbuchautoren können Inhalte direkt in Typo3 pflegen, aber auch ihre bekannten MS-Office-Editoren weiternutzen und brauchen sich dabei nicht um die technische Umsetzung zu kümmern. Im letzten Schritt wurden nach einem mit 24plus entwickelten Verlinkungskonzept Querverweise eingearbeitet.

Die Online-Handbücher sind in das Integrationsportal von 24plus eingebettet, in dem alle im Systemnetz eingesetzten Datenverarbeitungssysteme, von der Sendungsverfolgung bis zum Management-Informationssystem, zusammengefasst sind. Eingeloggte Mitarbeiter der der 24plus-Partner, selbst solche der niedrigsten Berechtigungsstufe, haben immer und automatisch Zugriff auf das aktuelle Handbuch und können sich nun mit wenigen Mausklicks vom Allgemeinen zum Besonderen vorarbeiten. Deshalb brauchen sie für ihre Recherchen weniger Zeit. „Diese Einspareffekte auf der Seite unserer Partner lassen sich in der Praxis kaum ermitteln“, sagt Peter Baumann. „Wir in der Systemzentrale aber sparen in der redaktionellen Pflege unserer Verfahrenshandbücher pro Jahr acht bis zehn Manntage ein.“

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